Polecenia

Wpisz polecenie, na przykład „ile mam zapłacić”, „ile vatu w stawce 23” albo „pobierz pdf”. Odpowiedzi liczy kod aplikacji, bez sieci.

Numer KSeF faktury: gdzie go znaleźć i co wpisać w przelewie

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, podaje w tytule przelewu numer KSeF tej faktury.1 Wyjaśniamy, kogo to dotyczy, co wpisać i gdzie znaleźć numer.

Zaktualizowano 4 listopada 2026 · informacja ogólna, nie porada podatkowa

Na tej stronie

Kogo dotyczy ten przepis

Przepis to art. 108g ustawy o VAT.1 Obowiązek ma nabywca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, który płaci za fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT. Czynny podatnik VAT to taki, który nie korzysta ze zwolnienia z VAT; podatnik zwolniony nim nie jest. Chodzi o płatność przelewem albo innym sposobem płatności, który pozwala wpisać tytuł.1 Obowiązek dotyczy też firmy, która nie jest nabywcą, ale płaci za faktury wystawione na nabywcę, np. gdy rachunki spółki płaci inna spółka z grupy.1 Dotyczy to faktur ustrukturyzowanych (czyli wystawionych w KSeF) oraz faktur wystawionych w trybach offline24 i niedostępności KSeF. To sposoby wystawiania faktur poza systemem, gdy KSeF chwilowo nie działa.1

Gdy płacisz poleceniem zapłaty, numer podaje wystawca faktury.1 To, czy odbiorca płatności jest czynnym podatnikiem, ustala się według wykazu podatników VAT (tzw. białej listy) na dzień płatności.1

Przepis stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r.1 2 Liczy się więc dzień płatności. Skutków niepodania numeru nie omawiamy; to pytanie do doradcy podatkowego lub biura rachunkowego.

Co wpisać w przelewie

  • Jedna faktura: numer KSeF tej faktury.
  • Kilka faktur jednym przelewem: numer zbiorczy (identyfikator zbiorczy) nadany przez KSeF.3 Przykład: opłacasz trzy faktury od jednego sprzedawcy jednym przelewem.

Identyfikator zbiorczy obejmuje od 2 do 10 000 faktur tego samego sprzedawcy i ma 35 znaków.4 MF pisało w lutym 2026 r., że będzie go można wygenerować w Aplikacji Podatnika i w programach połączonych z KSeF.3 Sprawdź w swojej aplikacji, czy ta funkcja jest już dostępna. SprawdźKSeF identyfikatora zbiorczego nie wygeneruje, bo wymaga to zalogowania do KSeF.

Przy płatności podzielonej (MPP) numer KSeF trafia do komunikatu przelewu, także od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek dotyczy sytuacji, gdy sprzedawca musi wystawiać faktury w KSeF.5

Jak wygląda numer KSeF

Numer ma zawsze 35 znaków: NIP sprzedawcy, data przyjęcia faktury, część techniczna i dwa znaki kontrolne.6 Przykład z dokumentacji MF: 5265877635-20250826-0100001AF629-AF.6 Numer KSeF to nie to samo co numer faktury nadany przez sprzedawcę.7

Gdzie znaleźć numer KSeF

W pliku XML go nie ma. Numer nadaje system po przyjęciu faktury, a struktura faktury nie ma na niego pola.8 Znajdziesz go tutaj:

  1. Na liście faktur w Aplikacji Podatnika, w kolumnie „Nr KSeF”.9
  2. W nazwie pobranego pliku: Aplikacja Podatnika nazywa pobrane pliki numerem KSeF.9
  3. Pod kodem QR na PDF-ie albo wydruku faktury użytej poza KSeF.8
  4. W Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO, czyli potwierdzeniu przyjęcia faktury przez KSeF), które zwraca numer sprzedawcy po wysłaniu faktury.8

PDF od sprzedawcy może nie mieć numeru KSeF, jeśli fakturę wydano, zanim go nadano.10 Wtedy poproś o numer albo znajdź fakturę w Aplikacji Podatnika.

Wyjątki

Obowiązek nie dotyczy faktur wystawionych w trybie offline24 albo w niedostępności KSeF, jeśli nie zostały wprowadzone do KSeF z powodu ogłoszonej awarii.1 MF zaznacza też, że nie dotyczy faktur z trybu awaryjnego.11 Jeśli nie wiesz, w jakim trybie wystawiono fakturę, zapytaj sprzedawcę.

Jak pomaga SprawdźKSeF

  • Pole numeru KSeF z kontrolą. Wpisz albo wklej numer; sprawdzimy długość i znaki kontrolne numeru. To nie potwierdza, że numer istnieje w KSeF.
  • Skąd bierzemy numer. Z tego, co wpiszesz, z nazwy pliku pobranego z Aplikacji Podatnika albo z metadanych paczki, jeśli ją wczytasz.
  • Karta „Do zapłaty”. Pokazuje odbiorcę, kwotę, rachunek z danych płatności faktury, termin i proponowany tytuł przelewu z numerem faktury i numerem KSeF. Wszystko skopiujesz jednym kliknięciem.
  • Ostrzeżenie o innym koncie. Jeśli konto w treści faktury różni się od konta w danych płatności, zaznaczymy to. To tylko wskazówka; numer konta zawsze potwierdź ze sprzedawcą.

Nie łączymy się z bankiem i niczego nie przelewamy. Dane zostają w Twojej przeglądarce.

Wypróbuj: otwórz fakturę i zobacz kartę „Do zapłaty”.

Treść tej strony: licencja CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.pl), autor: SprawdźKSeF (sprawdzksef.pl).

Masz fakturę z KSeF? Otwórz ją i sprawdź numer KSeF.

Otwórz fakturę

Źródła

  1. Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 108g, w brzmieniu nadanym art. 2 ustawy z 5.08.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203, zmieniającej art. 1 pkt 28 ustawy z 16.06.2023 r., Dz.U. 2023 poz. 1598); art. 17 ustawy z 16.06.2023 r. w brzmieniu z poz. 1203: przepis „stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.” https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1203/text.pdf (dostęp 2026-10-28). Brzmienie art. 108g ust. 1–4 potwierdzono w tekście jednolitym ustawy o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf (dostęp 2026-11-04). Ustawa z 4.09.2026 (Dz.U. 2026 poz. 1270) nie zawiera przepisów o KSeF: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1270/text.pdf (dostęp 2026-10-28). wróć, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

  2. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III (wersja z 6.08.2026), rozdz. 6.1: „Z dniem 1 lutego 2026 r. dodany został art. 108g ustawy. Przepis jest jednak stosowany do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.” https://ksef.podatki.gov.pl/media/3ikdk3qm/podrecznik-ksef-20-cz-iii-dodatkowe-funkcjonalnosci-ksef-06082026.pdf (dostęp 2026-10-28). wróć

  3. MF, odpowiedź na interpelację nr 14672 z 8.02.2026 (DAKT2.054.1.2026), pkt 2: numer KSeF przy płatności za jedną fakturę, identyfikator zbiorczy przy płatności za więcej niż jedną; generowanie „będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF jak i w komercyjnych systemach” (czas przyszły, stan na luty 2026). https://api.sejm.gov.pl/sejm/term10/interpellations/attachment/ATTDR6KB9/i14672-o1.pdf (dostęp 2026-10-28). MF, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6 (6.08.2026) (dostęp 2026-10-29) wymienia identyfikator zbiorczy tylko w słowniku pojęć, bez opisu ekranu; nie ustalono, czy funkcja jest w interfejsie. wróć, 2

  4. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 6.3.1–6.3.2 (od 2 do 10 000 faktur tego samego sprzedawcy; 35 znaków). Adres jak wyżej (dostęp 2026-10-28). wróć

  5. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 4.1.4 (numer KSeF w komunikacie przelewu MPP; płatności od 1.01.2027). https://ksef.podatki.gov.pl/media/rronoxyt/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-06082026.pdf (dostęp 2026-10-28). wróć

  6. MF, repozytorium dokumentacji API KSeF (CIRFMF/ksef-docs), „Numer KSeF: struktura i walidacja”: „Zawsze ma długość 35 znaków”, przykład 5265877635-20250826-0100001AF629-AF. https://github.com/CIRFMF/ksef-docs/blob/main/faktury/numer-ksef.md (dostęp 2026-10-28). wróć, 2

  7. MF, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0”, odpowiedź na pytanie o numerowanie faktur: „Jednakże nie należy utożsamiać numeru KSeF z numerowaniem faktur przez podatnika.” (numeracja pytań na stronie się zmienia, dlatego cytujemy treść). http://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/ (dostęp 2026-10-28). wróć

  8. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 4.1: numer „generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru”; „Numer KSeF przydzielony e-Fakturze nie jest elementem faktury”; „w przypadku faktury używanej poza KSeF […] numer KSeF znajduje się pod kodem QR”. Adres jak wyżej (dostęp 2026-10-28). wróć, 2, 3

  9. MF, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wersja 2.6 (6.08.2026), rozdz. 5.3.1–5.3.2 (kolumna „Nr KSeF”; „Nazwa pliku jest zgodna z numerem KSeF”). https://ksef.podatki.gov.pl/media/qocjn3ai/podrecznik-uzytkownika-aplikacji-podatnika-ksef-20_06082026.pdf (dostęp 2026-10-29). wróć, 2

  10. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 1.6.6 (potwierdzenie transakcji wydawane, gdy numer KSeF nie został jeszcze nadany). Adres jak wyżej (dostęp 2026-10-28). wróć

  11. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 4.1.5 („nie dotyczy m.in. faktur wystawianych podczas awarii KSeF (w trybie określonym w art. 106nf ustawy)”). Adres jak wyżej (dostęp 2026-10-28). wróć