KSeF a biuro rachunkowe: co przekazać księgowej od 2027

Ta strona jest napisana dla przedsiębiorców, których faktury prowadzi biuro rachunkowe: co zmienia się w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) od 1 stycznia 2027 r.¹ i co warto przekazać biuru. Biuro może wysłać Ci jej adres albo skopiować gotowy tekst z sekcji poniżej.

Zaktualizowano 4 listopada 2026 · informacja ogólna, nie porada podatkowa · W sprawach indywidualnych decyduje Twoje biuro.

Tekst do skopiowania i wysłania klientom

Biuro może go skopiować, usunąć zbędne punkty i uzupełnić dane w nawiasach kwadratowych. Tego tekstu e-maila możesz używać i zmieniać bez podawania źródła (licencja CC0).

Tekst do wysłania klientom

Kopiuj tekst

Temat: KSeF od 1 stycznia 2027 r.: co to znaczy dla Państwa i o co prosimy

Szanowni Państwo,

od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Ministerstwo Finansów informuje, że z końcem 2026 r. wygasa okres przejściowy dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie (komunikat MF z 20.10.2026 r., gov.pl).

Co to oznacza w praktyce:

1. Faktury sprzedażowe wystawiają Państwo w KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację: ap.ksef.mf.gov.pl (jest też aplikacja mobilna). Można też użyć programu do fakturowania połączonego z KSeF.
2. Faktury od krajowych dostawców są dostępne w KSeF. PDF przysłany mailem może być dodatkiem, ale fakturą jest plik w KSeF. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach.
3. Przelewy. Od 1 stycznia 2027 r., gdy Państwo jako czynny podatnik VAT (niekorzystający ze zwolnienia z VAT) płacą przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, w przelewie trzeba podać numer KSeF faktury. Przy kilku fakturach jednym przelewem podaje się numer zbiorczy (identyfikator zbiorczy). Numer znajdą Państwo na liście faktur w aplikacji MF albo na PDF-ie pod kodem QR.

O co prosimy [wybierz i dostosuj]:

• nadanie biuru uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF, abyśmy pobierali faktury za Państwa [instrukcja biura: …];
• [jeśli biuro wystawia faktury: nadanie biuru uprawnienia do wystawiania faktur];
• albo przekazywanie nam plików XML (nie tylko PDF) do [dzień] każdego miesiąca.

Gdy dostaną Państwo PDF faktury mailem, można sprawdzić, czy faktura jest w KSeF, skanując kod QR. [opcjonalnie: krótka instrukcja: sprawdzksef.pl/pdf-a-xml-ksef.]

W razie pytań: [kontakt do biura]. Powyższe ma charakter ogólny; w sprawach indywidualnych prosimy o kontakt.

Tekst oparto na źródłach MF ² i komunikacie z 20.10.2026 r.¹; adresy są w sekcji „Źródła” na końcu strony. Tekst e-maila powyżej (od tematu do ostatniego zdania) jest udostępniony na licencji CC0: możesz go używać i zmieniać bez podawania źródła.

Dlaczego biuro prosi o XML, a nie tylko PDF

Fakturą ustrukturyzowaną (czyli fakturą wystawioną w KSeF) jest plik XML z numerem nadanym w KSeF. PDF jest jego podglądem (wizualizacją).³ Krajowy nabywca z NIP odbiera fakturę w KSeF; sprzedawca może dodatkowo przekazać mu PDF.⁴ Z pliku XML program księgowy może wczytać dane bez przepisywania, co MF wprost wskazuje jako cel KSeF.⁵ Numer KSeF znajdziecie w aplikacji MF albo pod kodem QR na PDF-ie.⁶

Jak klient może dać biuru dostęp

Ministerstwo opisuje w Podręczniku KSeF 2.0 trzy modele współpracy z biurem:⁷

1. Klient wystawia i pobiera faktury sam, a biuru przekazuje pliki.
2. Klient nadaje biuru uprawnienie do dostępu do faktur. Biuro pobiera faktury sprzedażowe i zakupowe, księguje je i przygotowuje rozliczenia.
3. Klient bez programu połączonego z KSeF nadaje biuru uprawnienia do wystawiania faktur i do dostępu do faktur. Biuro wystawia faktury za klienta.

Uprawnienia nadaje się w Aplikacji Podatnika, w programie połączonym z KSeF albo, w określonych sytuacjach, zawiadomieniem ZAW-FA.⁸ Podatnik, który prowadzi jednoosobową działalność, ma w KSeF komplet uprawnień automatycznie.⁸ Może zdecydować, czy biuro przekaże dalej uprawnienie swoim pracownikom.⁹ Konkretne kroki poda biuro; mogą się różnić zależnie od programu.

Zapłata: numer KSeF w tytule

Od 1 stycznia 2027 r. firma płacąca przelewem innej firmie za fakturę z KSeF podaje numer KSeF faktury albo numer zbiorczy (identyfikator zbiorczy), gdy płaci za kilka faktur jednym przelewem.¹⁰ Obowiązek ma czynny podatnik VAT płacący czynnemu podatnikowi VAT. Szczegóły: strona „Numer KSeF faktury: gdzie go znaleźć i co wpisać w przelewie”.

Dla biura: jak pomaga SprawdźKSeF

Pracujemy na plikach, które masz na komputerze. Nie logujemy się do KSeF i nie pobieramy faktur za Ciebie. Wczytaj paczkę (ZIP, folder albo kilka plików XML i PDF), a zobaczysz:

• tabelę faktur z sumami po walutach i numerami KSeF;
• duplikaty, np. tę samą fakturę jako PDF z maila i XML z KSeF;
• dopasowanie PDF do XML i rozbieżności w numerze, NIP-ie, datach i kwocie;
• eksport do CSV dla polskiego Excela.

Aplikacja Podatnika MF pozwala pobrać od 1 do 10 faktur w jednej operacji, a przy większej liczbie MF wskazuje pobieranie przez program połączony z KSeF.^{11 12} Dla większych wolumenów plik trzeba więc najpierw uzyskać innym sposobem; potem SprawdźKSeF go przetworzy.

Dane z paczki zostają w przeglądarce. Nic nie wysyłamy na serwer.

Lista kontrolna dla klienta

• Wiem, czy od 1 stycznia 2027 r.¹ wystawiam faktury w KSeF, i gdzie to robię.
• Mam dostęp do KSeF (konto w aplikacji MF albo w programie).
• Biuro ma ode mnie uprawnienie albo dostaje pliki XML.
• Wiem, gdzie znaleźć numer KSeF faktury do przelewu.
• PDF z maila, jeśli mam NIP, traktuję jako dodatek do faktury w KSeF; w razie wątpliwości sprawdzam kod QR.

Wypróbuj: biuro: wczytaj paczkę · klient: otwórz plik XML.

Treść tej strony: licencja CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.pl), autor: SprawdźKSeF (sprawdzksef.pl). Wyjątek: tekst e-maila w sekcji „Tekst do skopiowania i wysłania klientom” jest udostępniony na licencji CC0 (https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.pl), bez obowiązku podania źródła.