Zastrzeżenia

Przeczytaj to, zanim oprzesz się na wyniku z SprawdźKSeF. Najważniejsze zasady są w czterech zdaniach, a dalej tłumaczymy je krok po kroku.

Zaktualizowano 4 listopada 2026 · informacja ogólna, nie porada podatkowa

1. Podgląd i PDF nie są odrębną fakturą

Faktura ustrukturyzowana to plik XML wystawiony w KSeF z przydzielonym numerem KSeF.¹ Wyświetlony przez nas widok i PDF to wizualizacja tego pliku. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów wizualizacja ma być spójna z plikiem XML, czytelna i niesprzeczna z plikiem przyjętym przez system.² Dlatego na PDF-ie zapisujemy: „Wizualizacja pliku XML FA(3) · wygenerowano {data} w SprawdźKSeF · nie jest odrębną fakturą”. W stopce podajemy też odcisk pliku (skrót SHA-256, czyli cyfrowy odcisk treści pliku, który zmienia się przy każdej zmianie pliku), żeby można go było porównać z plikiem źródłowym.

2. Kod QR na PDF-ie i napis pod nim

Przepisy wymagają oznaczenia kodem faktury użytej poza KSeF albo udostępnianej nabywcy poza systemem. Obowiązek ten ma podatnik, a w przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF także podmiot inny niż podatnik.³ Nie rozstrzygamy, czy samo oglądanie wizualizacji jest „użyciem poza KSeF”. Dlatego w PDF-ie zawsze umieszczamy kod QR, jeśli da się go wiarygodnie policzyć.

Kod powstaje z wczytanego pliku XML według opisu Ministerstwa: zawiera adres strony MF, datę wystawienia, NIP sprzedawcy i skrót pliku.⁴ Pod kodem umieszczamy:

• numer KSeF, jeśli go znamy (wpisałeś go, odczytaliśmy z nazwy pliku albo z metadanych paczki);
• napis „OFFLINE”, ale tylko wtedy, gdy sam zaznaczysz, że faktura jeszcze nie została wysłana do KSeF;⁵
• nic, jeśli nie znamy numeru. PDF dostaje wtedy znak „PODGLĄD ROBOCZY: uzupełnij numer KSeF przed użyciem poza KSeF”.

Ten PDF nie wystawia faktury. Fakturę wystawia się, wysyłając plik XML do KSeF. Kodu „OFFLINE” użyj tylko wtedy, gdy faktura rzeczywiście jest wystawiana w trybie offline i zostanie wysłana do KSeF w terminie. Kod typu II (z napisem „CERTYFIKAT”), wymagany przy fakturach offline dla odbiorców z art. 106gb ust. 4, wygeneruje Twój program do fakturowania; w tej wersji my go nie tworzymy.⁵

Jeśli wkleisz tekst faktury zamiast pliku, albo plik nie jest zgodny z formatem, nie umiemy policzyć kodu wiarygodnie. PDF nie dostaje wtedy kodu, tylko znak „PODGLĄD ROBOCZY: brak oryginalnego pliku”. Skrót z wklejonego tekstu nie jest bowiem skrótem pliku.

3. Zgodność kodu QR z plikiem to nie potwierdzenie w KSeF

Możemy porównać plik XML z kodem QR z PDF-a: NIP, datę i odcisk pliku. Zgodność oznacza tylko, że kod pochodzi z tego pliku. Nie oznacza, że faktura jest w KSeF. Według dokumentacji MF kod typu I zawiera adres, datę, NIP i skrót pliku, a podpis cyfrowy występuje dopiero w kodzie typu II (faktury offline).⁴ Link w poprawnym formacie można więc zbudować do dowolnego pliku.

Jedynymi sposobami stwierdzenia, czy faktura jest w systemie, są strona Ministerstwa Finansów otwierana z kodu QR i wyszukiwanie w Aplikacji Podatnika.⁶ Dlatego pierwszą akcją po wczytaniu faktury jest u nas „Sprawdź w KSeF”.

4. Wynik sprawdzenia nie gwarantuje przyjęcia faktury

Sprawdzamy budowę pliku i część zależności (np. sumy). KSeF stosuje własne kontrole: weryfikuje zgodność pliku ze strukturą FA(3) i uprawnienia wysyłającego.⁷ My nie znamy wszystkich reguł systemu i nie sprawdzamy uprawnień. Plik uznany u nas za zgodny ze schematem może zostać odrzucony przez KSeF, a ostrzeżenie o sumach nie oznacza jeszcze błędu. Sam KSeF nie weryfikuje obliczeń, więc błąd rachunkowy w pliku może przejść niezauważony.⁷

5. Dopasowanie PDF do XML i duplikaty to pomoc, nie rozstrzygnięcie

Z PDF-a odczytujemy tekst i kody QR. Skan bez tekstu i bez kodu jest „nie do odczytu”. Pole odczytane z PDF-a może być błędne, zwłaszcza przy nietypowym układzie. Gdy kilka faktur ma te same dane, piszemy „możliwy duplikat”, a nie „błąd”. Rozbieżność lub duplikat to powód, żeby sprawdzić dokumenty, a nie dowód nieprawidłowości. Nie rozstrzygamy, która wersja jest właściwa do rozliczeń.

6. Treść faktur pochodzi od ich wystawców

Wyświetlamy wszystko, co jest w pliku, w tym nazwy, opisy i adresy wpisane przez sprzedawcę. Traktujemy to jako zwykły tekst, a linki z faktury nie są aktywne. Mimo to zachowaj ostrożność wobec plików z nieznanych źródeł i numerów rachunków, które różnią się od danych płatności. Jeśli w treści faktury znajdziemy inny numer konta niż w danych płatności, ostrzeżemy Cię.

7. Formaty i wersje

Obsługujemy faktury w strukturze FA(3), obowiązującej od 1 lutego 2026 r.¹ Starszy format FA(2) pokazujemy w uproszczonej postaci z opisem. Inne dokumenty (np. UPO, faktury RR) rozpoznajemy, ale ich podglądu jeszcze nie ma. Wyjaśnienia przepisów na naszych stronach są datowane i mogą się zdezaktualizować.

8. Darmowe narzędzie, nie porada

SprawdźKSeF to darmowe narzędzie informacyjne, udostępniane „tak jak jest”, bez gwarancji. Nie jest poradą prawną, podatkową ani księgową, a jego treści (także strony wiedzy, komunikaty w aplikacji i polityka prywatności) nie były konsultowane z prawnikiem ani doradcą podatkowym. W sprawach wiążących zapytaj doradcę podatkowego lub księgowego albo sprawdź oficjalne źródła Ministerstwa Finansów i KSeF (np. infolinię Krajowej Administracji Skarbowej).

9. Niezależne narzędzie

SprawdźKSeF to niezależne narzędzie. Nie jest produktem Ministerstwa Finansów i nie jest związane z Ministerstwem ani z właścicielami znaków towarowych zawierających oznaczenie „KSeF”. „KSeF” to skrót nazwy Krajowego Systemu e-Faktur, prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.⁸ Używamy go informacyjnie, żeby wskazać, z jakim systemem pracują nasze narzędzia.

10. Odpowiedzialność

W zakresie dopuszczalnym przez prawo nie odpowiadamy za skutki decyzji podjętych na podstawie wyników narzędzia.

Licencja

Treść tej strony: licencja CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.pl), autor: SprawdźKSeF (sprawdzksef.pl).