Jak wystawić fakturę w KSeF za darmo (Aplikacja Podatnika MF)

Od 1 stycznia 2027 r. wygasa przejściowy wyjątek dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie, więc kolejni przedsiębiorcy wystawiają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).¹ Ministerstwo Finansów udostępnia do tego bezpłatną Aplikację Podatnika; SprawdźKSeF faktur nie wystawia, ale pomaga sprawdzić plik, który z niej pobierzesz.

Zaktualizowano 4 listopada 2026 · informacja ogólna, nie porada podatkowa · Sprawdź datę na stronie MF, bo przepisy i narzędzia się zmieniają.

Czy to dotyczy Ciebie?

Zasada jest prosta: podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane (czyli faktury wystawiane w KSeF).² Ustawa wymienia jednak wyjątki. Należą do nich na przykład sprzedaż osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności, oraz sprzedaż przez podatnika bez siedziby w Polsce.² Dalsze przypadki wskazuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. Jest ich niewiele: opłaty za przejazd autostradą płatną, jednorazowe bilety na przewóz osób, opłaty trasowe EUROCONTROL, niektóre usługi zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT) oraz faktury wystawiane przez nabywcę (samofakturowanie), gdy nabywca albo upoważniający go sprzedawca nie ma NIP. W większości tych przypadków chodzi o faktury z węższym zakresem danych niż zwykle.³ Rozporządzenie nie zawiera ogólnego wyjątku dla sprzedaży zwolnionej z VAT, więc samo zwolnienie z VAT nie wystarcza do uznania, że KSeF Cię nie dotyczy. Które usługi obejmują wskazane punkty art. 43, sprawdź w ustawie albo zapytaj biuro rachunkowe.

Nie wiesz, czy Cię to obejmuje? Zapytaj swoje biuro rachunkowe albo Krajową Informację Skarbową (KIS, tel. 22 330 03 30 z telefonu komórkowego).⁴ My nie udzielamy porad podatkowych.

Co zmienia się 1 stycznia 2027

Do końca 2026 r. przedsiębiorca, którego sprzedaż na takich fakturach (suma z VAT) w danym miesiącu nie przekraczała 10 000 zł, mógł wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF.⁵ Ten przepis dotyczy okresu od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r.⁵ Ministerstwo Finansów pisze, że z końcem 2026 r. wygasa ten okres przejściowy, a od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.¹

Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt ustawy, który ma odroczyć do końca 2027 r. kary pieniężne za błędy związane ze stosowaniem KSeF. To jeszcze nie jest prawo: ustawę muszą uchwalić Sejm i Senat, a podpisać prezydent. Projekt trafił do Sejmu (druk nr 3245) i według stanu na 4 listopada 2026 r. jest w pracach parlamentarnych: po pierwszym czytaniu, w Komisji Finansów Publicznych, która miała go rozpatrzyć 4 listopada 2026 r.⁶ Do tego czasu obowiązuje ustawa w obecnym brzmieniu, z karami od 1 stycznia 2027 r.⁷ MF podkreśla, że obowiązek stosowania KSeF zostaje.¹ Sprawdź aktualny stan na stronie MF lub Sejmu.

Gdzie wystawić fakturę za darmo

Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce), Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę (aplikację w e-Urzędzie Skarbowym).⁸ Aplikacja Podatnika służy do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur.⁹ Adres: ap.ksef.mf.gov.pl.⁹ Aplikacja mobilna jest w Google Play i App Store.¹⁰

Do zalogowania nie potrzebujesz specjalnego programu. W Aplikacji Podatnika możesz potwierdzić tożsamość przez login.gov.pl (profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód) albo certyfikatem kwalifikowanym.⁹ Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność po zalogowaniu własnymi danymi ma w KSeF komplet uprawnień automatycznie. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo składa zawiadomienie ZAW-FA (formularz zgłoszenia uprawnień) i wskazuje osobę fizyczną.¹¹

Pięć kroków wg Ministerstwa

1. Sprawdź uprawnienia do wystawiania faktur.
2. Zaloguj się do aplikacji.
3. Wypełnij dane faktury i sprawdź je.
4. Wyślij fakturę do KSeF.
5. Odbierz numer KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO, czyli potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF).¹¹

Po wysłaniu faktury nie poprawisz jej w systemie. Błąd naprawia się fakturą korygującą, a wystawionej faktury nie da się usunąć.¹² KSeF sprawdza budowę pliku, ale nie sprawdza rachunków: nie odrzuci faktury tylko dlatego, że VAT jest policzony błędnie.¹² Dlatego warto obejrzeć fakturę przed wysyłką.

Czego aplikacje MF nie robią

Faktury z załącznikiem wystawisz tylko w komercyjnych programach połączonych z KSeF. Bezpłatne aplikacje MF obsługują e-faktury bez tej funkcji.¹³ Zgłoszenie, że chcesz wystawiać faktury z załącznikiem, składa się w e-Urzędzie Skarbowym, a nie w Aplikacji Podatnika.¹⁴ Jeżeli potrzebujesz więcej (magazyn, księgowość), sprawdź programy komercyjne. MF zaznacza, że z KSeF można korzystać przez narzędzia ministerstwa albo przez programy zintegrowane z jego interfejsem.⁸

Jak pomaga SprawdźKSeF

Nie wystawiamy faktur, nie logujemy się do KSeF i nie wysyłamy niczego do systemu. Pracujemy na pliku, który masz na komputerze, i robimy to w Twojej przeglądarce. Z Aplikacji Podatnika możesz pobrać fakturę jako plik XML albo PDF.⁹ Plik XML możesz u nas otworzyć, obejrzeć w czytelnej postaci i sprawdzić, czy ma budowę zgodną ze schematem FA(3). Przy numerze KSeF pomagamy też z przelewem; opisujemy to na stronie „Numer KSeF faktury: gdzie go znaleźć i co wpisać w przelewie”.

Wypróbuj: otwórz plik XML albo wybierz przykładową fakturę Ministerstwa Finansów.

Treść tej strony: licencja CC BY 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.pl), autor: SprawdźKSeF (sprawdzksef.pl).